Recordemos que existe una Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de diciembre de 2006, conocida como Directiva de Servicios, en la cual se pretende eliminar barreras desproporcionadas para las comunicaciones entre ciudadanos y Administración, aunque en España ya se promovió un marco estatal desde bastante antes, en la década de los 90.

Al existir una ventanilla única no se dificultan —en efecto, facilitar es el antagónico de dificultar— las comunicaciones con la Administración desde diferentes puntos del territorio nacional cuando los ciudadanos se ven en la necesidad de comunicarse con la Administración para realizar cualquier trámite.

La ventanilla única, o dicho de otro modo, la función administrativa de remisión de escritos, viene a solucionar muchos de los problemas que se ocasionaban por la distancia en el transcurso normal de las operaciones jurídicas habituales (comunicaciones, solicitudes, sanciones, …). Antiguamente era necesario viajar a otras ciudades para realizar cierto tipo de trámites administrativos.

En un territorio donde existen medios de transmisión casi instantánea gracias a Internet, o FAX, se supone que la Administración Pública, en pro de cumplir los principios que rigen su funcionamiento, habría de proponer “ventanillas únicas” por criterios de racionalidad, tras analizar las necesidades de los ciudadanos. Las ventanillas comunes serían altamente eficientes acorde a la tecnología que se encuentra al alcance de la Administración, singularmente en términos de plazos de remisión y proporcionando las máximas garantías.

En esto último no es como se hubiera supuesto en todos los casos, todavía. Han de proponerse las siguientes cuestiones:

Si envío un documento por medio de “ventanilla única” desde Vigo a León y en un mes todavía no ha llegado, ¿qué ocurre con los plazos?

Este ejemplo procede de un caso real en el cual se tramita una multa por un supuesto aparcamiento indebido en el Ayuntamiento de León, un municipio donde en la fecha se inician al año decenas de miles de expedientes sancionatorios, así que... ¡Cuidado con transgredir la normativa!

Existe un plazo para identificar al conductor, y si no se realiza este trámite, una sanción de no demasiada cuantía se convierte en 600€.

¿El plazo se detiene una vez que presentamos el escrito en la ventanilla única, o cuando se recibe por la unidad administrativa correspondiente?

Para responder a esta cuestión se ha de recurrir a la vigente Ley del Procedimiento Administrativo, la que contiene lo que necesitamos saber en relación con la ventanilla única o semejantes:

Con la fecha de presentación acreditamos que ese día realizamos el trámite. Entonces, la Administración, al ser la culpable en nuestro ejemplo de tardar más de 30 días naturales para hacer llegar un escrito en el territorio nacional —algo francamente inconcebible— no podrá penalizarlos por su falta de diligencia, dando por concluido el plazo y obligándonos a experimentar las consecuencias.

En la Ley 39/2015 el art. 16.2 indica que “Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas”.

En la Ley 30/1992 el art. 38.2 no difiere demasiado: “Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas”.

El apartado 3 del mismo artículo: “El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.

¿En qué administraciones podremos presentar escritos por medio de ventanilla única?

Según el art. 16.4 de la vigente Ley 39/2015: “Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse:

  • En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1 […]”.

El artículo 2.1 enumera las Administraciones Públicas (Administración General del Estado, Administraciones de las Comunidades Autónomas, las Entidades que integran la Administración Local y el sector público institucional).

El sector público institucional se precisa en el art. 2.2 del mismo cuerpo legal (Ley 39/2015) de la siguiente forma:

  • Cualesquiera organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes de las Administraciones Públicas.

  • Las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes de las Administraciones Públicas, que quedarán sujetas a lo dispuesto en las normas de esta Ley que específicamente se refieran a las mismas, y en todo caso, cuando ejerzan potestades administrativas.

  • Las Universidades públicas, que se regirán por su normativa específica y supletoriamente por las previsiones de esta Ley.

¿Existe un Registro Central Electrónico a nivel estatal?

La Directiva de Servicios de la Unión Europea de 2006 mencionada incluía la necesidad de que todos los estados dispusiesen de un portal general nacional sin obstáculos de ninguna clase para comunicarse de manera electrónica con la Administración. En el caso de España, tendremos según parece que dirigirnos al Punto de Acceso General de la Sede Electrónica de la Administración General del Estado cuando lo habiliten finalmente. Visita el enlace aquí.

Para presentar documentos firmados de forma electrónica podemos solicitar el certificado de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre de manera gratuita, el cual deberemos después instalar en el navegador que utilicemos siguiendo las instrucciones que la propia FNMT publica y mantiene actualizadas en su página web.

En caso de tratarse de profesiones colegiadas, es frecuente que se disponga de un certificado propio del Colegio con el cual firmar electrónicamente, que podría dar lugar a tratamientos especiales por medio de convenios entre la Administración Pública y el sector.

¿Debe llevar el ciudadano una copia de su escrito original a la ventanilla única que servirá de resguardo?

Lo responde el art. 16.3 de la normativa vigente: “[...] Para ello, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos”.

No hemos de repudiar tampoco los ciudadanos el derecho a que realicen la copia del escrito original en la Administración de que se trate por obligación legal. Dependiendo de los medios de que disponga la Administración, quizá sea conveniente llevar una copia en nuestra obligación ciudadana de cooperar o para agilizar el asunto.

En la fecha existe, aunque no en todo caso, la obligación de devolver los originales tras haberlos digitalizado (art. 16.5).